Analyse- und Beratungsleistungen im Notfall- und Krisenmanagement

Kleinere Störungen wie kurzfristige Stromausfälle, defekte Geräte oder Lieferverzögerungen etc. gehören zum betrieblichen Alltag. Länger andauernde Störungen, Notfälle und Krisen, die den Betrieb massiv beeinträchtigen und somit erheblichen Schaden anrichten können, ereignen sich hingegen seltener.

Man wird entweder von ihnen überrascht oder man glaubt, darauf vorbereitet zu sein. Die Auswirkungen können in beiden Fällen verheerend sein.

Denn vor Unglücksfällen ist niemand gefeit: Das gilt für große Konzerne ebenso wie für kleine und mittelständische Unternehmen. Mögliche Auslöser können beispielsweise Unwetter, Hochwasser, Stromausfälle, Verbrechen, technische Defekte oder menschliches Versagen sein.

Beim Eintritt eines Ereignisfalls können nicht nur technische Anlagen und die Funktionsfähigkeit des Unternehmens oder der Organisation bedroht sein, sondern ggf. auch Menschenleben. Die Ursache liegt nicht immer im betrieblichen Geschehen begründet. Dennoch trägt der Arbeitgeber die Fürsorge- und Sorgfaltspflicht, seine Beschäftigten, Besucher und ggf. externe Dritte durch geeignete Vorsorgemaßnahmen vor Gefahren zu schützen.

Gerade deshalb ist ein koordiniertes und strukturiertes Krisenmanagement / Notfallmanagement wichtig. Denn grundlegende Abläufe für Notfälle, Krisen und Katastrophen sind planbar. Oftmals reagieren Betroffene erst dann auf einen gravierenden Ereignisfall, wenn dieser schon in vollem Gange ist. Doch das ist zu spät. Denn mit der richtigen Vorbereitung auf das Unerwartete könnte so mancher Ereignisfall souveräner und durchdachter bewältigt werden, um schnellstmöglich in den Normalbetrieb zurückzukehren.

Schadensminimierung durch ein nachhaltiges Krisenmanagement / Notfallmanagement

Ein adäquates Krisenmanagement / Notfallmanagement kann potentielle Gefahren zwar nicht vollständig eliminieren, doch es ermöglicht die souveräne Handlungsfähigkeit und eine beschleunigte Wiederaufnahme essentieller (Geschäfts-)Prozesse. Ein Krisenmanagementsystem / Notfallmanagementsystem dient dazu, das Schadensausmaß zu verhindern bzw. zu minimieren und somit den Fortbestand von Unternehmen oder Organisationen zu sichern sowie die Reputation zu wahren. Im Wesentlichen zielt das Krisenmanagement / Notfallmanagement darauf ab, das Ereignis einzugrenzen, um dadurch eine Ausweitung des Schadens zu verhindern, insbesondere im Hinblick auf:

• das Leben und die Gesundheit von Menschen
• Sachwerte und Finanzen
• die betriebliche Kontinuität
• rechtliche Haftungen
• die eigene Reputation
  

Fragen, die sich Ihr Management nach einem Krisenfall stellen muss

Viele Führungspersonen sind der Annahme, dass derartige Notfall- oder Krisensituationen, welche die Existenz gefährden, zu abstrakt sind. Doch so überzogen und unwahrscheinlich einige Szenarien auch sein mögen, die Praxiserfahrung zeigt, dass niemand vor Notfall- und Krisenlagen gefeit ist und sich das Management folgenden Fragestellungen gegenübersieht:

• Was bedeutet der Infrastrukturausfall für unser Unternehmen?
• Welche Kunden/Geschäftspartner sind betroffen?
• Wurden Mitarbeiter geschädigt?
• Wer informiert die Angehörigen?
• Gibt es Ausweicharbeitsplätze?
• Sind die Kunden-, Unternehmens- und Forschungsdaten gesichert?
• Hätten wir mehr tun sollen?
• Wer ist schuld?

Die Kette an Fragen ist in einer solchen Situation immens. Ein professionell aufgebautes Krisenmanagement / Notfallmanagement bereitet einen Großteil der Fragen bereits im Vorfeld auf und erleichtert die Handlungsfähigkeit in kritischen Situationen.

Professionelle und gut vorbereitete Kommunikationsstrategie

Bei vielen Ereignissen bedarf es jedoch nicht nur einer internen Beurteilung von Problemstellungen und der zügigen Einleitung geeigneter Bewältigungsmaßnahmen. Ein weiterer wesentlicher Aspekt des Krisenmanagements / Notfallmanagements ist es, eine professionelle und gut vorbereitete Kommunikationsstrategie vorzubereiten, um Kunden, den Medien und der Öffentlichkeit in dem richtigen Ton zu begegnen. Und auch hierbei sollten Fragen wie „Ob und wie muss reagiert werden? Gibt es vorbereitete Pressemitteilungen? Mit wem muss in welcher Reihenfolge gesprochen werden? Kunden? Mitarbeiter? Medien? Lieferanten? Stakeholder? Was soll kommuniziert werden? Über welches Medium erreiche ich welche Zielgruppe?“ mit Hilfe eines Krisenmanagements / Notfallmanagements im Vorfeld beantwortet werden.

Ein holpriges Krisenmanagement und eine unglaubwürdige Krisenkommunikation können nachhaltige Imageschäden nach sich ziehen. Daher kann ein effektiv und nachhaltig konzipiertes Krisenmanagement / Notfallmanagement dabei unterstützen, im Ereignisfall angemessen und strukturiert zu handeln.

Implementierung eines Notfall- und Krisenmanagements

Die Implementierung eines zweckmäßigen und nachhaltigen Krisenmanagementsystems / Notfallmanagementsystems bedarf einer professionellen und intensiven Vorbereitung und Organisation. Hierzu zählen u. a. folgende Maßnahmen:

• ausführliche Analyse der kritischen Prozesse des Unternehmens bzw. der Organisation
• Erstellung von Maßnahmenkatalogen für einzelne Szenarien je nach Risikoabwägung
• Definieren von Ablaufplänen und Meldeketten
• Aufbau eines Krisenstabs inkl. Stellvertreterregelung
• Erstellung von Krisenkommunikationsplänen
• zielgruppenspezifische Schulungs- und Sensibilisierungsmaßnahmen
• regelmäßige Übungen unter realistischen Bedingungen

Ein wesentliches Element des Krisenmanagements ist der Aufbau eines Krisenstabs. Dieser erörtert und beschließt letztlich die zu treffenden Bewältigungsmechanismen und überprüft die getroffenen Maßnahmen.

Nach der Krise ist vor der Krise

Nach einem Ereignis ist es natürlich ein unternehmerisches Interesse, dass der betriebliche Ablauf schnellstmöglich fortgeführt werden kann. Dennoch ist auch die Nachbereitung eines Schadenereignisses ein essentieller Bestandteil eines professionellen und vor allem nachhaltig konzipierten Krisenmanagements / Notfallmanagements. Denn es gilt, das System kontinuierlich zu optimieren und aus Praxiserfahrungen zu lernen. Hierzu zählt auch das regelmäßige Üben von Gefahrensituationen, Mitarbeitersensibilisierungen und Führungskräfteschulungen sowie die stetige Erweiterung und Überprüfung des Krisenmanagementsystems / Notfallmanagementsystems. Nur so steht einer „planmäßigen“ Bewältigung eines Ereignisses durch eine erfolgreiche Umsetzung aller Beteiligten nichts mehr im Wege.