Notfallhandbuch / Krisenhandbuch

Das individuell auf das Unternehmen bzw. die Organisation abgestimmte Krisenhandbuch / Notfallhandbuch ist der zentrale Teil der Vorbereitung auf einen Ereignisfall. Es beschreibt allgemeine Grundsätze, dokumentiert alle Prozesse, Tätigkeiten und Verhaltensempfehlungen und weist auf mitgeltende Dokumente und Anlagen hin. Das Krisenhandbuch / Notfallhandbuch dient der Belegschaft als Teil der Wissensbasis, dem aktiven Nutzer (z. B. Krisenstab) im Rahmen der Notfall-/Krisenbewältigung als „Leitfaden“ und bei der Frage der Organisationshaftung als Nachweis.

Ein Krisenhandbuch / Notfallhandbuch sollte nicht nur gut aussehen, sondern muss gerade im Ereignisfall praktikabel sein, um als pragmatische Hilfestellung zu dienen. Daher sollte es so aufbereitet werden, dass allgemeine Grundsätze, die der aktive Nutzer (z. B. Krisenstab) im Ereignisfall kennen muss, klar vom Maßnahmenkatalog getrennt sind. Denn die Problemstellungen, denen sich der Krisenstab gegenübersieht, sind vielfältig und es steht in den meisten Fällen nur ein sehr knappes Zeitfenster zur Verfügung, in dem Maßnahmen eingeleitet und überprüft werden müssen.

Damit einhergehend sollten alle Mitarbeiter regelmäßig über die nutzerspezifischen Inhalte des Krisenhandbuchs / Notfallhandbuchs in Kenntnis gesetzt und entsprechend den eigenen Aufgaben und Tätigkeiten im Ereignisfall geschult werden. Das Krisenhandbuch / Notfallhandbuch bringt nur einen Mehrwert, wenn alle Mitarbeiter im Ereignisfall genau wissen, was ihre jeweiligen Aufgaben sind und der Krisenstab sich nicht zum ersten Mal mit dem Krisenhandbuch / Notfallhandbuch auseinandersetzt.

Aufbau eines Krisenhandbuchs / Notfallhandbuchs

Allgemeine Grundsätze und grundlegende Informationen zum Krisenmanagement / Notfallmanagement sollten als solches deutlich gekennzeichnet sein, denn der spezifische Teil des Krisenhandbuchs / Notfallhandbuchs, bei dem die Ereignisbewältigung im Vordergrund steht, darf kein unnötiges Volumen an nebensächlichen Informationen beinhalten. Auch die Aufteilung auf mehrere Dokumente kann durchaus sinnvoll sein, wenn es beispielsweise mehrere Standorte, Gebäude oder Unternehmens- bzw. Organisationseinheiten gibt.

Sofortmaßnahmen, Handlungsabläufe und Checklisten

In den spezifischen Inhalten des Krisenhandbuchs / Notfallhandbuchs sind Sofortmaßnahmen, Handlungsabläufe und Checklisten für unterschiedlichste Szenarien hinterlegt. Die Maßnahmenpläne geben im Ereignisfall eine Übersicht der Sofortmaßnahmen, um den Bewältigungsprozess zu erleichtern und ggf. auch zu beschleunigen, da in den Vorlagen festgehalten ist, was getan werden kann. Dies kann gerade zu Beginn einer Krise, der sogenannten Chaosphase, sinnvoll sein. Meldeketten, Telefonlisten, Erreichbarkeiten von Behörden inkl. Ansprechpartnern sowie Lage- und Gebäudepläne sind wesentliche Elemente eines Krisenhandbuchs / Notfallhandbuchs. Auch Zuständigkeiten sollten Teil des Krisenhandbuchs / Notfallhandbuchs sein, denn somit werden „Rollen“ vordefiniert, die die Mitarbeiter während eines Ereignisfalls einnehmen müssen, wie z. B. Krisenstabsleitung, Notfallbeauftragte, Räumungshelfer etc.

Kommunikationspläne

Ein weiterer wichtiger Baustein im Krisenhandbuch / Notfallhandbuch sind Kommunikationspläne. Im Ereignisfall haben nicht nur die Öffentlichkeit, Kunden oder Geschäftspartner ein Informationsbedürfnis, sondern auch die eigenen internen und externen Mitarbeiter, Dienstleister, Aufsichtsbehörden und ggf. Angehörige. Vorbereitete Kommunikationspläne beinhalten Vorlagen von Presse- und Kommunikationsmitteilungen, Verteilerlisten und mögliche Kommunikationskanäle.

Nachhaltigkeit des Krisenhandbuchs / Notfallhandbuchs

Namen, Telefonnummern, Räumlichkeiten und Prozesse unterliegen einem stetigen Wandel, daher muss die Aktualität des Krisenhandbuchs / Notfallhandbuchs zwingend im Blick behalten werden. Es muss in regelmäßigen Abständen überprüft werden, ob die Inhalte, Pläne und Listen den aktuellen Gegebenheiten entsprechen. Denn im Ereignisfall nutzen die ausführlichsten Zuständigkeits- und Telefonlisten nichts, wenn der Mitarbeiter das Unternehmen bzw. die Organisation bereits verlassen hat. Auch Lage- und Gebäudepläne, die nicht auf dem aktuellen Stand sind, weil beispielsweise Baumaßnahmen getroffen wurden, können im Ereignisfall hinderlich sein. Im Idealfall wird daher ein Verantwortlicher benannt, der den Aktualisierungsprozess steuert und somit die Aktualität des Krisenhandbuchs / Notfallhandbuchs sicherstellt.

Dieser ist auch dafür zuständig, nach einer Übung die festgestellten Mängel zu beheben und entsprechend die Vorlagen im Krisenhandbuch / Notfallhandbuch anzupassen.